01 85 50 00 02 contact@mcg-consult.fr
90 sec pour comprendre un audit achats [vidéo]

90 sec pour comprendre un audit achats [vidéo]

Audit achats : Ensemble de procédures et de méthodes de contrôle visant à comparer la situation existante de la fonction et du processus achats par rapport aux référentiels existants, internes et externes. L’audit est mené de manière professionnelle et indépendante.

Découvrez en moins de 1min30 en quoi consiste un audit achats.

Transcription de la vidéo : 

Qu’est-ce qu’un audit achats ?

L’audit achat est un process clé qui apporte une réponse aux impératifs de rentabilité de toute entreprise.

C’est une cartographie des achats complète qui offre du temps aux Directions Achat pour la bonne marche de leurs projets & la poursuite des objectifs de l’entreprise.

L’audit achat met le focus sur les points + et – du processus achat présent dans l’entreprise, par une étude des solutions existantes.

L’audit passe en revue des points tels que :

  • la conformité des produits & des services
  • le suivi & la livraison des produits
  • la réactivité des fournisseurs face à une difficulté
  • le respect des commandes & des délais

Une fois l’analyse des problématiques effectuée, le consultant achat réalise un rapport.

Ce rapport préfigure un plan d’action à mettre en oeuvre, suivant les points + et – relevés ainsi que les améliorations à apporter pour optimiser les achats.

Optimisez vos achats ! MCG-Consult.fr

 

La réduction des coûts : priorité Achats n°1 en 2018

La réduction des coûts : priorité Achats n°1 en 2018

La 8e édition de l’enquête « Tendances et priorités des départements achats » réalisée par AgileBuyer a pour objectif d’analyser les priorités des directions achats en 2018, et met le focus plus particulièrement, sur les relations Acheteurs/Fournisseurs.

Retrouvez l’intégralité de l’étude à télécharger sur le site d’AgileBuyer ou cliquez sur le lien suivant pour visualiser le document en ligne

Transcription de la vidéo : 

Synthèse : Les priorités des Achats en 2018

Une enquête www.AgileBuyer.com intitulée « Les relations Acheteurs / Fournisseurs sous un jour nouveau », vient mettre le focus sur les tendances et priorités des Départements Achats. Et c’est très instructif !

En 2018, la réduction des coûts reste le but premier des acheteurs. Néanmoins, il est à son niveau le plus bas depuis ces six dernières années. En 2018, 72 % des répondants identifient cet axe comme prioritaire, contre 82% en 2017 !

Cette évolution s’explique notamment par le renforcement d’autres leviers stratégiques. De nombreux axes vont être activés pour réduire les coûts :

  • 58% : négociation
  • 50% : mutualisation
  • 47% : ajustement des spécificités techniques
  • 39% : Coût Total d’Acquisition
  • 38% : analyse de la valeur
  • 27% : engagement sur les volumes
  • 26% : changement de fournisseurs
  • 20% : Make or Buy
  • 16% : intégration de fournisseurs
  • 10% : délocalisation

Concernant les indicateurs liés à la performance des achats, 56% des répondants, citent « les économies réalisées » comme indicateur principal.

Preuve que la réduction des coûts reste la priorité n°1 ! Optimisez vos achats ! MCG-Consult.fr

 

Comment améliorer votre stratégie d’achats via 3 leviers ?

Comment améliorer votre stratégie d’achats via 3 leviers ?

Transcription de la vidéo : 

Aujourd’hui pour une plus grande compétitivité & une meilleure croissance de votre activité, il peut être nécessaire de repenser de manière durable votre fonction achats. C’est un rouage essentiel dans la bonne marche de l’entreprise, surtout quand on sait que les achats peuvent représenter jusqu’à  60% du CA en moyenne !

1) Segmentez vos achats

Segmentez chacune de vos dépenses en les classant suivant leur famille d’achats, afin de connaître la répartition de votre budget.

2) Analysez vos achats

Analysez vos achats en utilisant les méthodes les plus adaptées : Loi de Paretto ou Matrice stratégique de Kraljic, par ex. Vous pourrez alors définir plus facilement une stratégie à mettre en place. Une bonne gestion de vos achats implique :

  • de s’assurer de l’approvisionnement pour ne pas mettre en péril l’entreprise
  • de maintenir une communication et une gestion de l’information efficace
  • d’oeuvrer continuellement à améliorer la qualité des relations avec les fournisseurs
  • de faire une veille constante sur les évolutions du marché et des offres de la concurrence pour rester au top

3) Adoptez une stratégie d’achats

Il n’y a pas de stratégie d’achats universelle applicable à l’ensemble des achats, mais plusieurs à utiliser en fonction des catégories d’achats. L’élaboration d’une stratégie d’achat est un processus central qui peut être lourd et fastidieux à mettre en place. L’oeil extérieur & le savoir-faire d’un consultant achat sera alors d’une très grande aide ! Besoin de plus d’infos ou d’aide ? Contactez-nous !

Comment négocier avec un fournisseur (20 conseils pratiques)

Comment négocier avec un fournisseur (20 conseils pratiques)

Négocier avec un fournisseur lors du processus d’achat

Le processus d’achat couvre la période qui va de la première communication avec le fournisseur jusqu’à la signature du contrat. Comment bien négocier avec un fournisseur est une étape-clé de ce processus, et peut être aussi simple qu’essayer d’obtenir une réduction sur une commande de consommable pour les machines à café, que d’une très grande complexité comme des achats liés à des immobilisations corporelles importantes.

L’acheteur (externe, comme un consultant achat ou interne comme un Directeur d’achat ou autre), doit viser le succès quand il entreprend de négocier avec un fournissseur afin d’obtenir le meilleur prix aux meilleures conditions pour chaque produit – ou famille de produit – acheté.

Négocier avec les fournisseurs est devenu primordial, car c’est un levier qui permet aux entreprises de réduire leurs coûts tout en augmentant leur trésorerie et leur marge. Pour cela, les acheteurs doivent négocier des tarifs plus avantageux avec les fournisseurs tout en maintenant ou en augmentant la qualité et le service.

Le mot négociation évoque quantité d’images mentales pas forcément cohérentes, et dont la connotation est souvent négative : vendeurs de voitures louches, contrats de sportifs de haut niveau, offres d’argent de style Hollywoodien dans des mallettes pleines à craquer de billets verts.

Le négociateur est facilement assimilé à un « beau parleur » dont l’image n’est pas des plus sympathique… On se méfie de lui, on a peur de se faire avoir. On lui prête volontiers un certain cynisme en même temps qu’une certaine facilité à manipuler les autres. En même temps qu’on le rejette, on envie sa maîtrise du verbe…

Tout cela est vrai et faux en même temps, car la majorité des situations de négociation, sont davantage dans un cadre domestique et personnel, que dans la négociation ou la renégociation d’un contrat avec un fournisseur.

Une approche, qui a fait ses preuves, est d’utiliser un style de négociation le plus naturel possible, comme si vous meniez une conversation, sans forcer les choses. Il faut traiter l’échange comme une conversation au lieu d’une confrontation et très souvent, ce qui en résulte est l’issue la plus souhaitable : l’autre partie se fera un plaisir de vous donner ce que vous voulez.

Négocier avec son fournisseur est une étape obligatoire si vous envisagez d’optimiser vos achats. Voici quelques conseils que vous pourrez mettre en application lors de vos prochaines négociations commerciales !

Remarque : ces 20 conseils ne constituent pas des tactiques imparables à mettre en oeuvre. Ce sont juste quelques conseils généraux qu’il est toujours bon d’avoir en tête lorsque l’on s’apprête à négocier avec un fournisseur. De même, ils ne feront pas de vous un négociateur hors pair, mais vous aideront à négocier avec un fournisseur dans un esprit plus naturel et plus sympathique.

Développez le bon état d’esprit

Il faut toujours être prêt à négocier mais ne jamais négocier sans être prêt. Richard Nixon

1. Acceptez le fait que vous devez négocier. Vous pouvez ne pas aimer cela. Cela peut vous faire vous sentir maladroit, voir grippe-sou. Le fait est, que nous négocions tous, que nous le voulions ou pas. Et si vous choisissez de l’ignorer, alors vous allez perdre la partie. Très peu de gens vont essayer d’agir naturellement pour aboutir à un résultat qui est totalement bénéfique pour vous. L’altruisme naturel est pour ainsi dire inexistant… Donc presque tous ces gens, vont faire ce qui est dans leur propre intérêt, ce qui est tout naturel. Si leur intérêt et le votre ne s’alignent pas, alors vous perdez. C’est là, si vous connaissez les bases de la négociation et que vous apprenez à les utiliser, qu’alors, vous pourrez tirer votre épingle du jeu.

2. Oubliez le prix indiqué. « Toute chose a la valeur que son acquéreur est prêt à payer. » Publilius Syrius – 1er s. av. J.-C. Il n’y a pas de raison d’accepter un prix donné si vous n’êtes pas prêt à payer pour cela. L’accord entre l’acheteur et le vendeur se passe lors de l’acte d’achat. Il n’y a rien de mal ou d’immoral, à négocier un prix plus faible.

3. Connaissez votre valeur aux yeux du vendeur. Sans clients, toutes les entreprises meurent, vous devez donc déterminer la valeur potentielle que vous représentez à leurs yeux. Pour beaucoup d’entreprises, le coût d’acquisition d’un nouveau client est élevé. Elles paient pour la publicité, le marketing, l’expédition, l’emballage, et une foule d’autres coûts, et ce, juste pour pouvoir vous présenter un produit. Et donc, même si vous achetez un produit ou un service en obtenant une réduction commerciale, cela vaut le coût, car le vendeur à obtenu un nouveau client. Et si le produit ou service répond à vos besoins, alors peut-être que vous serez un client régulier. Alors, oui, la réduction du prix en vaut la peine. Négociez une remise avec ces arguments en tête. Cela est valable aussi bien lors de l’achat d’une machine-outil, que pour l’achat de 10 ramettes de feuilles A4.

4. Déterminez votre prix à payer. Toutes les négociations ne peuvent se planifier à l’avance, ce serait trop facile. En revanche, lorsque vous devez effectuer un achat auprès d’un fournisseur, renseignez-vous avant quant au produit/service en question. Connaissez ses caractéristiques, fonctions, capacités, options. Combien coûte ce produit/service en moyenne sur catalogue? Combien sur Internet ? Mûrissez votre argumentaire, si vous le pouvez, apportez la preuve de ce que vous avancez.

5. Essayer juste un nouveau truc. Si négocier avec un fournisseur vous rend mal à l’aise, alors essayez juste un de ces conseils que vous n’avez jamais appliqué auparavant. Juste un, juste celui-là. Vous n’avez pas besoin d’être un négociateur de haut niveau, pour obtenir un résultat. Parfois, juste un petit truc en plus suffit. Et surtout, ne vous découragez-pas !

Comment se préparer à négocier avec un fournisseur

Je peux accepter l’échec, tout le monde échoue dans quelque chose. Mais je ne peux accepter de ne pas essayer. Michael Jordan

négociation fournisseur

6. La façon dont vous vous présentez conditionne le reste de la rencontre. Vous avez déjà vu quelqu’un au travers une porte vitrée avec un air menaçant ou renfrogné sur le visage ? Pas très inspirant… Présentez-vous avec le sourire. Commencer dans une ambiance positive est de la plus haute importance.

7. Trouvez une personne qui prend les décisions. La première personne avec qui vous prenez contact ne sera pas toujours à même de négocier avec vous. Si elle n’a pas la capacité de le faire, demandez poliment à parler avec quelqu’un qui prend les décisions. Il vaut mieux parler à Dieu qu’à Ses Saints…

8. Soyez toujours reconnaissant. Si finalement vous négociez avec un responsable après avoir parlé en premier à un autre interlocuteur, remerciez ce dernier pour le service et pour l’aide apportée.

9. Abordez les choses en parlant d’un intérêt commun. Parlez de quelque chose que vous aimez en commun avant d’aborder ce vous voulez. Préparez le terrain de manière positive. Faites un vrai compliment, trouvez un terrain d’entente.

Que dire

Lorsqu’on parle beaucoup, on dit presque toujours quelque chose qu’il ne faudrait pas dire. Confucius

10. Concentrez-vous sur une discussion coopérative plutôt que combative. Utilisez le mot « nous » pour signifier que vous avancez dans la même direction. Par exemple, « XX € est un bon point de départ. Maintenant nous devons juste travailler sur les détails ».

11. Posez des questions ouvertes. Ainsi, évitez de demander : « Offrez-vous un rabais ? ». La réponse évidente est : « Non ». Demandez plutôt : « Quelle est votre réduction pour… » car une réponse nécessite une explication qu’il est davantage possible de discuter.

12. Si vous le pouvez, offrez de payer comptant. Payer la totalité apporte de la trésorerie toujours vitale au vendeur, élimine les soucis d’impayés et simplifie la transaction. Du coup, n’hésitez-pas à demander une réduction.

13. Écoutez plus et parlez moins. Vous n’avez pas besoin d’en dire beaucoup. En règle générale, les personnes qui parlent beaucoup, finissent par dire quelque chose qu’ils regrettent ou à vous offrir des éléments de négociation. Le silence peut rendre certaines personnes mal à l’aise, qui se sentent alors obliger de lancer ou relancer la conversation.

14. Ne faites pas d’ultimatum. « C’est ma dernière offre » ou « c’est à prendre ou à laisser » ou « je demande 20% ». Personne n’aime se faire forcer la main. Vous n’êtes ni Don Corleone ni Tony Montana…

15. Demandez ce que vous voulez. Le monde peut être un bel endroit avec de bonnes personnes, mais la plupart d’entre elles sont trop occupées pour naturellement comprendre ce que vous voulez, vous. Les gens sont prêts à aider, mais vous devez leur dire ce qu’il faut faire en demandant ce que vous voulez. Cela ne coûte rien, essayez !

16. Ne soyez pas vague. Arrêtez de tourner autour du pot pour demander une réduction. Soyez clair, c’est plus simple et vous pourrez être surpris du résultat.

Comment conclure

Ce n’est pas parce que les choses sont difficiles que nous n’osons pas, c’est parce que nous n’osons pas qu’elles sont difficiles. Sénèque

17. Ne craquez pas. Il est facile de devenir nerveux ou fébrile, lorsque vous êtes sur le point d’obtenir ce que vous voulez. Mais il est inutile d’exploser de joie devant votre interlocuteur, ce dernier pourrait mal le prendre et se vexer. Toujours rester parfaitement sous contrôle : négocier avec des fournisseurs demande des nerfs à toutes épreuves.

18. Ne vous fiez pas à une poignée de main. Si vous obtenez un nouveau prix, une remise, ou tout autre avantage, demandez à ce que ce soit spécifié par écrit. Les paroles ne sont d’aucune valeur légale. Les vendeurs de rêves et les beaux parleurs (ainsi que les négociateurs meilleurs que vous) tenteront de vous convaincre et pourront jouer la carte de la confiance « à l’ancienne » avec une simple poignée de main.

19. Rappelez ou repassez. Parfois, vous pouvez tomber sur la mauvaise personne. Vous pouvez commencer votre négociation sur le mauvais pied. Votre interlocuteur peut être dans un mauvais jour. Si votre échange n’a rien donné, prenez congé, et essayez de nouveau une autre fois.

20. N’en faites pas une affaire personnelle. Peut-être que vous obtiendrez ce que vous voulez. Peut-être que ce ne sera pas le cas. La roue tourne, et il y a peu de chances qu’aucune négociation ratée ne vous même à la ruine. Ayez cela en tête : perdre une négociation n’est pas la fin de tout. Ne prenez pas cela comme une injure ou un affront personnel si votre interlocuteur a été plus ferme que vous. Souriez, et rappelez-vous : on apprend bien que de ses échecs.

Le succès, c’est se promener d’échecs en échecs tout en restant motivé. Winston Churchill

Un dernier mot pour la fin : il faut toujours essayer de négocier avec ses fournisseurs, cela ne coûte rien !

Quelques liens utiles :

Pour aller plus loin...

Nous espérons que certains de ces conseils vous seront utiles pour aborder votre négociation fournisseur plus sereinement. Si vous avez besoin d’aide pour optimiser vos Achats de la manière la plus efficace possible, avec un professionnel rompu à la négociation, contactez MCG Consult, votre consultant achat.
Comment améliorer ma rentabilité financière (en 2018) ?

Comment améliorer ma rentabilité financière (en 2018) ?

Comment améliorer la rentabilité financière de mon entreprise ? Tout dirigeant s’est sans aucun doute déjà posé cette question. De même, tout dirigeant a conscience que l’optimisation des achats, et par là, la réduction des coûts est un axe essentiel pour améliorer la rentabilité de sa PME ou Association.

La reprise économique mondiale est « plus forte, plus partagée » note le FMI. Pour 2018, il table sur une accélération de +3,7% de croissance, alors que 2017 s’achève avec +3,6 %.

Pour la France, l’INSEE confirme la reprise économique (l‘activité française a progressé de +0,5 % au troisième trimestre 2017, soit +2,2 % sur un an et l’acquis pour 2018 serait déjà de +1,7 % à mi-année). L’optimisation des couts achats est d’autant plus d’actualité, car c’est un processus que chaque dirigeant devrait avoir en tête en premier lieu pour améliorer la rentabilité financière de son entreprise.

Et ce, même si votre activité économique se porte bien ! Comme le dit si justement Christine Lagarde : « Quand le soleil brille, il faut en profiter pour réparer le toit. »

Pour l’optimisation et le traitement des achats, différentes stratégies commerciales peuvent être mises en place (l’optimisation de ses achats mêmes étant l’une des solutions existantes).

Mais avant de voir quelques axes d’amélioration possibles, revoyons d’abord des données économiques essentielles au pilotage de votre entreprise afin d’en améliorer la rentabilité économique.

Qu’est-ce que la rentabilité financière ?

Selon Wikipedia, « la rentabilité est le rapport entre un revenu obtenu ou prévu et les ressources employées pour l’obtenir. La notion s’applique notamment aux entreprises, mais aussi à tout autre investissement ».

Concrètement, la rentabilité financière est un indicateur primordial pour mesurer la santé économique de votre structure (PME ou Association), car cet outil permet d’analyser la situation financière et les coûts générés…

Avoir la meilleure rentabilité financière possible et dégager un résultat financier satisfaisant pour en tirer des revenus ou ressources substantielles est, sans honte, un objectif majeur de tout dirigeant !

Toute nécessité de développement économique ou d’investissement doit être guidé par cette volonté d’améliorer la rentabilité, car tant qu’un produit ou service n’est pas rentable, vous perdrez de l’argent !

Une formule permet de calculer la rentabilité financière : rentabilité = chiffre d’affaires – charges variables – charges fixes , où :

  •   Charges variables : également appelées « charges opérationnelles » ou « charges d’activité », elle varient suivant le volume des ventes ou le niveau de production (achats de marchandises destinées à être revendues, achats de matières destinées à être transformées, commissions versées aux commerciaux ou agents commerciaux, salaires versés au personnel intérimaire, électricité, coûts de distribution…). Plus le chiffre d’affaires se développe, plus le montant des charges variables augmente.
  • Charges fixes : également appelées « charges structurelles » ou « charges de structure », ces charges sont indépendantes du volume de vente ou du niveau de production (loyers, assurances, abonnements, amortissement des immobilisations, salaires, charges sociales, mutuelle, entretien matériel et vêtements, nettoyage des locaux, frais de publicité et communication, remboursement emprunts, expert comptable, avocats, frais bancaires et terminal CB, impôts et taxes…). Ces charges sont payées périodiquement même si l’activité est au plus bas.

Il y a 2 leviers sur lesquels s’appuyer pour améliorer sa rentabilité économique : augmenter sa marge commerciale en baissant ses charges variables & réduire ses charges fixes.

Comment augmenter sa marge commerciale ?

améliorer rentabilité financière

La marge commerciale est un outil de gestion indispensable et un excellent indicateur de rentabilité, et ce, quelle que soit votre activité.

Toujours selon Wikipédia, « la marge commerciale correspond à la différence entre le prix de vente et le prix d’achat de biens ou de services. Dans ce deuxième cas, le prix d’achat peut désigner une prestation sous-traitée ou le salaire de l’intervenant ; il sera cependant plus correct d’utiliser la notion de marge brute ».

  • marge commerciale = prix de vente – coûts d’achat. Selon l’activité de l’entreprise, la variation du stock est intégrée dans le calcul qui devient alors : marge commerciale = chiffre d’affaires – coûts d’achat +/- variation de stocks

La marge commerciale est un indicateur pratique afin de se positionner par rapport aux autres acteurs du marché. Par ailleurs, pour ne pas être déficitaire, la marge commerciale se doit de couvrir l’ensemble des frais fixes et des frais de fonctionnement.

Il faut savoir la calculer bien sûr, mais aussi la prévoir, car elle est incontournable dans la mise en place d’une stratégie commerciale.   Ici, il y a 3 grands leviers sur lesquels s’appuyer pour d’augmenter sa marge commerciale :

  • augmenter le prix de vente de ses produits ou prestations
  • augmenter le volume des ventes
  • réduire le coût d’achat de ses matières premières et marchandises

Comment réduire ses charges fixes ?

Certaines charges sont incompressibles ou présentent peu de marge de manœuvre : les impôts et taxes, le loyer, les remboursements d’emprunts…

En revanche, bien d’autres postes budgétaires peuvent rentrer dans l’optimisation du processus achat, lorsque ce n’est pas tout simplement supprimés : négociez auprès de vos fournisseurs, comparez les prix et les services associés, faites la chasse aux petites dépenses, qui additionnées représentent au final une sortie d’argent non négligeable !

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou association, la mise en oeuvre de l’optimisation de vos achats via la chasse au gaspillage, est une incroyable opportunité pour augmenter votre marge et donc votre résultat.

Au-delà de l’aspect purement financier, (re)négocier vos contrats auprès de vos fournisseurs, génère presque systématiquement une amélioration significative de la qualité des produits et services.

Néanmoins, il est important de garder à l’esprit, que le passage de l’analyse à la mise en pratique des décisions peut être délicat à gérer en interne.

Il faut bien souvent aller contre une certaine résistance au changement, et devoir faire montre d’une détermination sans faille.

Autre point non négligeable, la volonté de réduire ses charges fixes rassemble un ensemble de tâches terriblement chronophages

Il faut donc s’attaquer aux postes de dépenses vraiment élevés (ou alors les plus nombreux même si le montant est moins important), ou bien, faire appel à un expert qui sera plus à même de rentrer dans le détail plus rapidement et avec plus d’efficacité.

En effet, faire appel à un prestataire externe, ou Cabinet conseil en optimisation des Achats, est bien souvent la meilleure solution pour optimiser ses coûts et limiter ses frais fixes.

Le premier argument à ce type de prestataire, est que ce spécialiste peut intervenir très rapidement afin d’obtenir des résultats concrets au bout de quelques semaines seulement.

Le second argument est qu’il est plus facile pour une entreprise ou une association de confier la charge de travail en vue d’optimiser ses achats à un prestataire externe, plutôt que gérer cela en interne. Pourquoi ? Parceque, comme signalé précédement, cela demande beaucoup de temps et de disponibilité pour tout auditer et prendre les mesures adéquates.

« ARRGH ! » ou comment améliorer la rentabilité financière de votre PME ou association  

Afin de vous aiguiller dans votre objectif de réduction de vos frais fixes, voici la « Check-list ARRGH ! ». Ce sont 5 actions concrètes que vous pouvez envisager de mettre en place vous-même au sein de votre entreprise  ou association. Appliquez la « Check-list ARRGH ! » et Améliorez votre Rentabilité et votre Résultat Grâce à l’Harmonisation de vos process :

 

  1. Accédez à l’innovation : remplacez les services « traditionnels » par leur homologue « web » !
  2. Renégociez vos contrats : vous pourrez vous-même obtenir 10 à 15% de gain !
  3. Res-pon-sa-bi-li-sez ! : il n’y a pas de petites économies, TOUT le monde est concerné !
  4. GED – cap sur le numérique : dématérialisez autant que possible, votre credo : plus de papiers !
  5. Harmonisez votre portefeuille fournisseurs : diviser par 5 leur nombre actuel !
Tous nos voeux 2018 !

Tous nos voeux 2018 !

Énergie, dynamisme, projets, passion, profit, entente, entraide, écoute, qualité, et progrès. Nous vous souhaitons une belle année 2018 !

Notre entreprise s’efforcera à nouveau de faire sienne cette citation de Confucius : “Lorsque vous travaillez pour les autres, faites-le avec autant d’ardeur que si c’était pour vous-même.”

Thomas & Christian Chauliac

libero ultricies sem, leo sed amet, Praesent facilisis