Négocier avec un fournisseur lors du processus d’achat

Le processus d’achat couvre la période qui va de la première communication avec le fournisseur jusqu’à la signature du contrat. Comment bien négocier avec un fournisseur est une étape-clé de ce processus, et peut être aussi simple qu’essayer d’obtenir une réduction sur une commande de consommable pour les machines à café, que d’une très grande complexité comme des achats liés à des immobilisations corporelles importantes.

L’acheteur (externe, comme un consultant achat ou interne comme un Directeur d’achat ou autre), doit viser le succès quand il entreprend de négocier avec un fournissseur afin d’obtenir le meilleur prix aux meilleures conditions pour chaque produit – ou famille de produit – acheté.

Négocier avec les fournisseurs est devenu primordial, car c’est un levier qui permet aux entreprises de réduire leurs coûts tout en augmentant leur trésorerie et leur marge. Pour cela, les acheteurs doivent négocier des tarifs plus avantageux avec les fournisseurs tout en maintenant ou en augmentant la qualité et le service.

Le mot négociation évoque quantité d’images mentales pas forcément cohérentes, et dont la connotation est souvent négative : vendeurs de voitures louches, contrats de sportifs de haut niveau, offres d’argent de style Hollywoodien dans des mallettes pleines à craquer de billets verts.

Le négociateur est facilement assimilé à un « beau parleur » dont l’image n’est pas des plus sympathique… On se méfie de lui, on a peur de se faire avoir. On lui prête volontiers un certain cynisme en même temps qu’une certaine facilité à manipuler les autres. En même temps qu’on le rejette, on envie sa maîtrise du verbe…

Tout cela est vrai et faux en même temps, car la majorité des situations de négociation, sont davantage dans un cadre domestique et personnel, que dans la négociation ou la renégociation d’un contrat avec un fournisseur.

Une approche, qui a fait ses preuves, est d’utiliser un style de négociation le plus naturel possible, comme si vous meniez une conversation, sans forcer les choses. Il faut traiter l’échange comme une conversation au lieu d’une confrontation et très souvent, ce qui en résulte est l’issue la plus souhaitable : l’autre partie se fera un plaisir de vous donner ce que vous voulez.

Négocier avec son fournisseur est une étape obligatoire si vous envisagez d’optimiser vos achats. Voici quelques conseils que vous pourrez mettre en application lors de vos prochaines négociations commerciales !

Remarque : ces 20 conseils ne constituent pas des tactiques imparables à mettre en oeuvre. Ce sont juste quelques conseils généraux qu’il est toujours bon d’avoir en tête lorsque l’on s’apprête à négocier avec un fournisseur. De même, ils ne feront pas de vous un négociateur hors pair, mais vous aideront à négocier avec un fournisseur dans un esprit plus naturel et plus sympathique.

Développez le bon état d’esprit

Il faut toujours être prêt à négocier mais ne jamais négocier sans être prêt. Richard Nixon

1. Acceptez le fait que vous devez négocier. Vous pouvez ne pas aimer cela. Cela peut vous faire vous sentir maladroit, voir grippe-sou. Le fait est, que nous négocions tous, que nous le voulions ou pas. Et si vous choisissez de l’ignorer, alors vous allez perdre la partie. Très peu de gens vont essayer d’agir naturellement pour aboutir à un résultat qui est totalement bénéfique pour vous. L’altruisme naturel est pour ainsi dire inexistant… Donc presque tous ces gens, vont faire ce qui est dans leur propre intérêt, ce qui est tout naturel. Si leur intérêt et le votre ne s’alignent pas, alors vous perdez. C’est là, si vous connaissez les bases de la négociation et que vous apprenez à les utiliser, qu’alors, vous pourrez tirer votre épingle du jeu.

2. Oubliez le prix indiqué. « Toute chose a la valeur que son acquéreur est prêt à payer. » Publilius Syrius – 1er s. av. J.-C. Il n’y a pas de raison d’accepter un prix donné si vous n’êtes pas prêt à payer pour cela. L’accord entre l’acheteur et le vendeur se passe lors de l’acte d’achat. Il n’y a rien de mal ou d’immoral, à négocier un prix plus faible.

3. Connaissez votre valeur aux yeux du vendeur. Sans clients, toutes les entreprises meurent, vous devez donc déterminer la valeur potentielle que vous représentez à leurs yeux. Pour beaucoup d’entreprises, le coût d’acquisition d’un nouveau client est élevé. Elles paient pour la publicité, le marketing, l’expédition, l’emballage, et une foule d’autres coûts, et ce, juste pour pouvoir vous présenter un produit. Et donc, même si vous achetez un produit ou un service en obtenant une réduction commerciale, cela vaut le coût, car le vendeur à obtenu un nouveau client. Et si le produit ou service répond à vos besoins, alors peut-être que vous serez un client régulier. Alors, oui, la réduction du prix en vaut la peine. Négociez une remise avec ces arguments en tête. Cela est valable aussi bien lors de l’achat d’une machine-outil, que pour l’achat de 10 ramettes de feuilles A4.

4. Déterminez votre prix à payer. Toutes les négociations ne peuvent se planifier à l’avance, ce serait trop facile. En revanche, lorsque vous devez effectuer un achat auprès d’un fournisseur, renseignez-vous avant quant au produit/service en question. Connaissez ses caractéristiques, fonctions, capacités, options. Combien coûte ce produit/service en moyenne sur catalogue? Combien sur Internet ? Mûrissez votre argumentaire, si vous le pouvez, apportez la preuve de ce que vous avancez.

5. Essayer juste un nouveau truc. Si négocier avec un fournisseur vous rend mal à l’aise, alors essayez juste un de ces conseils que vous n’avez jamais appliqué auparavant. Juste un, juste celui-là. Vous n’avez pas besoin d’être un négociateur de haut niveau, pour obtenir un résultat. Parfois, juste un petit truc en plus suffit. Et surtout, ne vous découragez-pas !

Comment se préparer à négocier avec un fournisseur

Je peux accepter l’échec, tout le monde échoue dans quelque chose. Mais je ne peux accepter de ne pas essayer. Michael Jordan

6. La façon dont vous vous présentez conditionne le reste de la rencontre. Vous avez déjà vu quelqu’un au travers une porte vitrée avec un air menaçant ou renfrogné sur le visage ? Pas très inspirant… Présentez-vous avec le sourire. Commencer dans une ambiance positive est de la plus haute importance.

7. Trouvez une personne qui prend les décisions. La première personne avec qui vous prenez contact ne sera pas toujours à même de négocier avec vous. Si elle n’a pas la capacité de le faire, demandez poliment à parler avec quelqu’un qui prend les décisions. Il vaut mieux parler à Dieu qu’à Ses Saints…

8. Soyez toujours reconnaissant. Si finalement vous négociez avec un responsable après avoir parlé en premier à un autre interlocuteur, remerciez ce dernier pour le service et pour l’aide apportée.

9. Abordez les choses en parlant d’un intérêt commun. Parlez de quelque chose que vous aimez en commun avant d’aborder ce vous voulez. Préparez le terrain de manière positive. Faites un vrai compliment, trouvez un terrain d’entente.

Que dire

Lorsqu’on parle beaucoup, on dit presque toujours quelque chose qu’il ne faudrait pas dire. Confucius

10. Concentrez-vous sur une discussion coopérative plutôt que combative. Utilisez le mot « nous » pour signifier que vous avancez dans la même direction. Par exemple, « XX € est un bon point de départ. Maintenant nous devons juste travailler sur les détails ».

11. Posez des questions ouvertes. Ainsi, évitez de demander : « Offrez-vous un rabais ? ». La réponse évidente est : « Non ». Demandez plutôt : « Quelle est votre réduction pour… » car une réponse nécessite une explication qu’il est davantage possible de discuter.

12. Si vous le pouvez, offrez de payer comptant. Payer la totalité apporte de la trésorerie toujours vitale au vendeur, élimine les soucis d’impayés et simplifie la transaction. Du coup, n’hésitez-pas à demander une réduction.

13. Écoutez plus et parlez moins. Vous n’avez pas besoin d’en dire beaucoup. En règle générale, les personnes qui parlent beaucoup, finissent par dire quelque chose qu’ils regrettent ou à vous offrir des éléments de négociation. Le silence peut rendre certaines personnes mal à l’aise, qui se sentent alors obliger de lancer ou relancer la conversation.

14. Ne faites pas d’ultimatum. « C’est ma dernière offre » ou « c’est à prendre ou à laisser » ou « je demande 20% ». Personne n’aime se faire forcer la main. Vous n’êtes ni Don Corleone ni Tony Montana…

15. Demandez ce que vous voulez. Le monde peut être un bel endroit avec de bonnes personnes, mais la plupart d’entre elles sont trop occupées pour naturellement comprendre ce que vous voulez, vous. Les gens sont prêts à aider, mais vous devez leur dire ce qu’il faut faire en demandant ce que vous voulez. Cela ne coûte rien, essayez !

16. Ne soyez pas vague. Arrêtez de tourner autour du pot pour demander une réduction. Soyez clair, c’est plus simple et vous pourrez être surpris du résultat.

Comment conclure

Ce n’est pas parce que les choses sont difficiles que nous n’osons pas, c’est parce que nous n’osons pas qu’elles sont difficiles. Sénèque

17. Ne craquez pas. Il est facile de devenir nerveux ou fébrile, lorsque vous êtes sur le point d’obtenir ce que vous voulez. Mais il est inutile d’exploser de joie devant votre interlocuteur, ce dernier pourrait mal le prendre et se vexer. Toujours rester parfaitement sous contrôle : négocier avec des fournisseurs demande des nerfs à toutes épreuves.

18. Ne vous fiez pas à une poignée de main. Si vous obtenez un nouveau prix, une remise, ou tout autre avantage, demandez à ce que ce soit spécifié par écrit. Les paroles ne sont d’aucune valeur légale. Les vendeurs de rêves et les beaux parleurs (ainsi que les négociateurs meilleurs que vous) tenteront de vous convaincre et pourront jouer la carte de la confiance « à l’ancienne » avec une simple poignée de main.

19. Rappelez ou repassez. Parfois, vous pouvez tomber sur la mauvaise personne. Vous pouvez commencer votre négociation sur le mauvais pied. Votre interlocuteur peut être dans un mauvais jour. Si votre échange n’a rien donné, prenez congé, et essayez de nouveau une autre fois.

20. N’en faites pas une affaire personnelle. Peut-être que vous obtiendrez ce que vous voulez. Peut-être que ce ne sera pas le cas. La roue tourne, et il y a peu de chances qu’aucune négociation ratée ne vous même à la ruine. Ayez cela en tête : perdre une négociation n’est pas la fin de tout. Ne prenez pas cela comme une injure ou un affront personnel si votre interlocuteur a été plus ferme que vous. Souriez, et rappelez-vous : on apprend bien que de ses échecs.

Le succès, c’est se promener d’échecs en échecs tout en restant motivé. Winston Churchill

Un dernier mot pour la fin : il faut toujours essayer de négocier avec ses fournisseurs, cela ne coûte rien !

Quelques liens utiles :

• L’acheteur et son rôle de négociateur – www.manager-go.com
• Bien préparer une négociation avec ses fournisseurs – www.kompass.com
• La négociation co-créative, une nouvelle voie pour renouer avec la performance achats
• La méthode Pacificat : négociez comme les membres du RAID – www.chefdentreprise.com